Come agenzia, lavorare in gruppo in maniera partecipativa è parte integrante del lavoro, per cui questi dubbi si sono palesati sin da subito:
Come si fa un brainstorming con 10 persone per arrivare a un concept, raccogliendo gli input di tutti, in remoto e con qualche connessione ballerina?
Come è possibile organizzare crit (le nostre sessioni di feedback) senza poter fisicamente vedere i diversi prototipi?
Come arrivare agli stessi output di un workshop dal vivo, privilegiando invece una modalità da remoto?
Dopo tre settimane abbiamo la sensazione di aver imparato qualche trucco, che ci sembra interessante condividere con chi come noi vuole lavorare in team e deve farlo da remoto.
Condividere con ritmo
Abbiamo sperimentato meeting di 15 minuti ogni mattina, per darci il buongiorno, per pianificare le attività della giornata e per condividere eventuali dubbi o criticità.
Una buona routine per rimanere connessi e darci la carica giusta ogni giorno.
Preparare il setting
Lavorare in remoto presuppone ancora più organizzazione che dal vivo.
Abbiamo imparato a chiarire in maniera ancora più puntuale perchè ci si sta video-incontrando, quali sono gli obiettivi della riunione e qual è l’output atteso.
Un memo prima dell’incontro da parte dell’owner del progetto allinea velocemente tutti i partecipanti, riducendo così i tempi di coordinamento che in questo momento rischiano di prendere buona parte del nostro tempo.
Privilegiare la scrittura
Un altro grande insegnamento di questo periodo è il lavoro asincrono, nel rispetto dei tempi di tutti. Utilizzare il brainwriting come modalità di brainstorming aiuta a raccogliere gli spunti per iscritto (grazie a Google Suite) commentando e migliorando prima ancora di discuterne a voce. Questo riduce i tempi di allineamento e fa sì che nessuno spunto si perda.
Estremamente prezioso anche l’utilizzo dei tool di pianificazione e condivisione come Basecamp o Trello che permettono a tutti di avere la visione su scadenze e task dei singoli membri del team.
Anticipare gli imprevisti
Con i clienti, abbiamo visto essere utile anticipare eventuali problemi audio e video, inviando delle semplici linee guida sullo strumento scelto.
È anche importante raccogliere i numeri di telefono dei partecipanti ai meeting, per poterli raggiungere in caso di problemi di connessione.
Rispettare i tempi individuali
I tempi da remoto sono diversi da quelli fisici, quindi evitiamo call troppo lunghe e lasciamo invece dei momenti di riflessione individuale tra un brainstorming e l’altro per rendere più produttivi i tempi di condivisione.
Scegliere gli strumenti giusti
I workshop da remoto sono una realtà ormai da diverso tempo, grazie a strumenti estremamente flessibili e partecipativi come Mural e Miro. Entrambi permettono di poter lavorare su lavagne condivise, condividere i propri input, utilizzare immagini e forme.
Abbiamo sperimentato che un doppio schermo in questo caso è assolutamente utile, sono sufficienti il proprio pc e il telefono cellulare. Lo schermo del proprio pc come strumento per visualizzare la lavagna, mentre il cellulare per essere in video conferenza e poter guardare gli altri al lavoro, per non perdere di vista l’attenzione, il mood e la concentrazione dei partecipanti.
Persino le nostre ricerche etnografiche non si sono fermate. Abbiamo in questi giorni riscontrato anche la voglia da parte degli intervistati di contribuire e facilitare il lavoro di tutti. Una video chiamata utilizzando Facetime o Google Meet riesce infatti a farci entrare in casa delle persone e osservare la loro routine (in questi giorni decisamente amplificata), per trarre in ogni caso insight interessanti.
Affidarsi al proprio team
Il punto di partenza di tutti questi insegnamenti è la fiducia che si ripone nel proprio team, che anche nelle condizioni più avverse, riesce a trovare soluzioni alternative, nuove modalità e tools diversi.
Per noi snellire un po’ di comunicazione e dare alle persone i giusti tempi, non sono altro che minime innovazioni di processo che stanno rendendo questo periodo così complesso, una piccola scoperta.
Cinzia Malerba, Strategic Design Lead CBA
